Corporate Express

"Nilai Bisnis Dari Mengintegrasikan Sistem Pengadaan Barang Pelanggan dan Pemasok"

Ketika Anda mengonsolidasikan sistem komputer dari 500 sistem pengadaan barang perusahaan seperti yang dimiliki Corporate Express Inc., Anda mendapatkan sistem informasi yang cukup bagus. Bahkan, tidak ada TI yang sebagus seperti yang berada di Corporate Express (www.corporateexpress.com) karena telah dengan mulus menghubungkan berbagai sistem pengadaan barang besar milik mereka sendiri dan para pelanggan serta pemasok mereka. Perusahaan penjual perlengkapan kantor untuk pasar perusahaan bernilai $5,5 miliar yang berlokasi di Broomfield, Colorado pada dasarnya telah menjadi kepanjangan dari sistem pengadaan milik para pelanggan terbesarnya.

Integrasinya adalah salah satu dari kompetensi inti perusahaan ini. Corporate Express telah bertahun-tahun mendapat pesanan perabotan, kertas, perlengkapan komputer dan produk perkantoran lainnya melalui telepon, fax, dan pertukaran data elektronik (electronic data interchange-EDI). Pada tahun 1997 perusahaan itu mulai menawarkan para pelanggannya pengadaan barang berbasis internet melalui katalog CD-ROM. Kini lebih dari separuh 75.000 pesanan hariannya tiba secara elektronik, sebagian besar dalam bentuk transaksi XML melalui portal Web yang kaya, yang disebut E-Way dan melakukan transaksi pembelian seperti pelanggan lain melakukan transaksi di Amazon.com. Para pembeli ini juga telah menempatkan banyak dari aturan khusus pengadaan barang mereka kedalam E-Way, sehingga contohnya E-Way akan memeriksa anggaran, otorisasi pembeli dan pengendalian lainnya bagi para pelanggan tersebut.

Akan tetapi, 750 pelanggan dari para pelanggan terbesar perusahaan itu yang memberi kontribusi 80 persen dari total penualan memiliki hubunganyang lebih langsung dengan E-Way. Corporate Express telah mengintegrasi E-Way ke dalam struktur pemrosesan dari sistem pengadaan barang internal mereka. Hal itu melibatkan pengintegrasian sekitar 40 paket software komersial yang berbeda dari berbagai perusahaan berkisar dari Ariba hingga Commerce One Operation dan e-Scout. Para pelanggan ini mulai membangun pesanan secara lokal, tetapi kemudian menyambung ke E-Way dengan menggunakan fitur integrasi yang ditawarkan oleh software e-commerce mereka sendiri.

Walaupun para pelanggan dapat memelihara katalog Corporate Express versi mereka sendiri, namun katalog tersebut lebih banyak dipelihara oleh dan dalam Corporate Express. Setiap katalog dibentuk sesuai format istilah dan praktek pembelian pelanggan.E-Way mengetahui semua aturan pelanggan, contohnya seorang pelanggan tidak membeli meja dari kita, jadi meja akan diblok. E-Way benar-benar menjadi sistem milik pelanggan, jadi setiap pelanggan harus dipelajari dan diperlakukan dengan cara berbeda.
Corporate Express melakukan sekitar 10 integrasi pelanggan baru setiap bulannya. Mereka membutuhkan hingga 10 hingga 20 hari dengan penetapan kebutuhan , pengkodean, dan pengujian membutuhkan jumlah hari yang sama dengan diatas tetapi beberapa proyek awal membutuhkan waktu 10 kali lebih lama dari waktu yang diperlukan sekarang
Perusahaan tersebut membeli software siap pakai jika memungkinkan, tetapi banyak dari sistem E-Way dan sistem pasokan lainnya dikembangkan sendiri. Software komersial sering kali tidak memenuhi ukuran atau tidak cukup fleksibel untuk mengakomodasikan kebutuhan khusus para pelanggan. Contohnya Corporate Express mengembangkan mesin pencarian mereka sendiri yang disesuaikan dengan berbagai karakteristik katalog perlengkapan kantor.

Unocal Corp,. yang berlokasi di El Segundo, California, dahuli biasa membeli dari Corporate Express melalui telepob dan fx tetapi kini telah mengintegrasikan sistem pengadaan barang Oracle mereka dengan E-Way. Michael Comeau manajer e-procurement di Unocoal, berkata bahwa dia menyukai kemampuan E-Way untuk mengirim semua faktur ke sebuah tempat terpusat untuk pembayaran pengendalian pembeliannya, dan kemampuan penelusuran pesanannya. Sementara itu, Trisha Smallwood, manajer bagian pusat operasi surat menyurat di The Kroger Co. mengakui E-Way menghemat waktu sebanyak 5 menit untuk setiap kali pemesanan. Tidak perlu lagi mengisi formulir, mengirim melalui fax dan menunggu konfirmasi. Proses ini bahkan dibuat semakin mudah, melalui kemampuan E-Way untuk memelihara daftar barang yangsering di pesan dan juga berbagai harga serta syarat khusus yang telah dinogosiasikan oleh jaringan toko kebutuhan sehari-hari.
Corporate Express menggunakan software dari webMethod Inc. untuk mengintegrasikan logistik utama dan keuangan mereka. Alat dalam webMethod memberi fleksibelitas dalam memutuskan tempat data serta logika data disimpan.


sumber : Diadaptasi dari artikel Gary Anthes, "Corporate Express Goes Direct," Computerworld.